L’accesso alla casella e-mail di un dipendente assente non è consentito nonostante i problemi di emergenza organizzativa dell’Amministrazione. Lo chiarisce il Garante della Privacy con il provvedimento n. 552 del 23 luglio 2026, con cui ha sanzionato per 8.000 euro un Comune italiano per aver effettuato l’accesso al computer e alla posta elettronica di un dipendente assente per malattia.
Il problema è nato da un’emergenza organizzativa: il lavoratore gestiva attività essenziali su stipendi, adempimenti fiscali e previdenziali. Nel caso specifico, nonostante i tentativi di contattare il lavoratore, il Comune ha deciso di accedere alla sua casella, pur dopo aver consultato il DPO e adottato alcune cautele.
La questione però, secondo l’Autorità, va affrontata prima dell’emergenza. Le Oganizzazioni dovrebbero predisporre a monte delle procedure per le assenze, prevedendo ad esempio deleghe e caselle condivise per non concentrare tutto su un unico dipendente. Questo caso dimostra come seguire gli adeguati assetti organizzativi sia fondamentale per qualsiasi Organizzazione.
